这份公务接待清单请收好(完整)
下面是小编为大家整理的这份公务接待清单请收好(完整),供大家参考。
这份公务接待清单请收好
对于工作,我喜欢把相对固定的东西流程化、清单化,因为这样能够提高自己的工作效率。下次一旦遇到类似的事情,可以直接把清单拿出来,一条一条对照着做,也不容易落下,让大脑从记事情当中解脱出来,可以有更多精力思考。
所以,就有了这份公务接待的清单。
我把这张清单分为接待前、接待中和接待后三个部分。时间节点在于有没有会面。
一、接待前
公务接待有大量的工作是在准备阶段做的。这个阶段的工作,大致可以分为以下几方面。
(1)材料准备
接待开始前,来访单位一般都会提前电话和我们对接,得到肯定回复后,会有正式公函过来。这个时候,我们就可以根据公函中写明的考察内容有针对性地准备材料。一般的考察偏业务居多,所以材料初稿由业务部门提供,由办公室汇总修改。时间上,至少要留1天给领导审阅、修改。
(2)陪同人员
秉承的是“级别对等、工作对应”的原则,根据对方的来访人员,安排相应级别的领导接待。比如对方来的是局长,那无例外的话,我们也要安排局长;
如果对方来的是副局长,我们安排副局长是标配,安排局长是升格,说明高度重视。另外,要安排这块工作对应的业务部门负责人参加。
(3)食宿方面
按照最新的规定,住宿的费用一般都是由来访单位自费的,我们最多帮忙预订下房间,结账需要他们自己来的。至于用餐,一般是安排一顿工作餐,如果有主要领导陪,可以安排不超过200/人的接待。这个标准在不同地区可能有所差别。
一般来讲,接待对象在10人以内的,陪餐人数不得超过3人;
超过10人的,不得超过接待对象人数的三分之一。
(4)交通方面
交通,一般来访单位都会自行安排好的。要提前和联系人对接,把导航定位发给他们。如果有门禁系统,要提前了解对方的车牌号,帮他们预约好。其他交通方面的注意事项,比如附近临时修路封道等信息,能想到的尽量让对方提前掌握。
二、接待中
在对方来访当天,和联络人对接好出发时间,预估大致达到时间。等他们快到达时,提前在门口等候迎接。在电梯口、大门口还是电梯口,办公室主任、分管领导还是主要领导迎接,视访客的级别而定,这意味着不同的规格和重视程度。
这个时候,材料、桌牌、座次这些方面应该都已经安排妥当。我这里在强调几个方面的注意事项。
(1)座次安排
关于座次的安排,不少小伙伴有兴趣了解。在这里,我再讲一讲。如下图,这是来访人员的座次,门在下方,面朝门坐。主方背对门坐,按照对等原则,即“1”对“1”,“2”对“2”,依次就坐。
(2)发言顺序
一般的流程是“东道主”先发言,就考察的内容交流本单位的一些经验做法,结合交流材料,再根据工作实际适当展开。然后,对方就感兴趣的问题充分交流,以问答方式进行,再是反过来“东道主”提出一些感兴趣的问题,对方进行解答。有来有往,气氛相对宽松。
(3)茶水方面
一般来说,比较正式的接待都会安排两种,一种是小瓶装矿泉水(比如某泉),另一种是茶水。茶水的话,我一般20分钟左右会安排加一次。因为根据我的经验,这个频次是比较合适的。加水的话,以七八分满为宜,拿到自己这边来加,加好后放回原位。
三、接待后
这个阶段主要做一些收尾性的工作,包括用餐的报销(公函、发票、陪同人员名单等)、材料对接(如果来访单位需要进一步掌握相关材料的话)、梳理小结(可以就交谈涉及的问题和经验做一个梳理,形成一份简要的材料以供后续参考)。
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